.png)
كيفية تبسيط جدول اجتماعاتك ؟
توقف لحظة للنظر في جدول اجتماعك للأسبوعين المقبلين. هل تقضي فيها وقتًا أطول من الوقت الذي تقضيه خارجها؟
إذا كانت الإجابة هي "نعم" ، فإليك بعض النصائح القابلة للتنفيذ لمساعدتك على تبسيط التزامات الاجتماع.
نصيحة 1 - الإنهاء
قم بإزالة الاجتماعات غير الضرورية. ربما تكون قد تلقيت دعوة من باب المجاملة أو لأن منظم الاجتماع لم يكن متأكدًا من الشخص الذي سيدعوه. ومع ذلك ، إذا لم يكن الاجتماع ضروريًا بالنسبة لك ، فيجب عليك رفض الدعوة بأدب. أعد صياغة الموقف في عقلك وركز على القيمة التي ستجلبها لأسبوعك من خلال عدم الحضور.
نصيحة 2 - التقليل
مع الاجتماعات المتبقية في التقويم الخاص بك ، حدد الاجتماعات التي يمكن تقليلها وأي منها يمكن تقليله من حيث التكرار. سيتوسع العمل دائمًا ليلائم الوقت المتاح. إذا كان بإمكانك تقليل اجتماع مدته ساعة واحدة بمقدار 15 دقيقة أو تغيير الاجتماع الأسبوعي إلى كل أسبوعين ، فسوف تسترد قريبًا ساعات ثمينة من أسبوع عملك. يحتوي Outlook for Microsoft 365 على أداة رائعة لتقليل مدة الاجتماع .
نصيحة 3 - الدمج
اجمع كل اجتماعاتك في يوم واحد أو يومين نصف يوم. سيؤدي ذلك إلى تقليل تبديل المهام (الانتقال من وضع الاجتماع إلى وضع التفكير العميق والعودة مرة أخرى) ونتيجة لذلك سيؤدي إلى تحسين قدرتك على التركيز.
نصيحة 4 - الغرض
لكل اجتماع تحضره كن واضحا بشأن الغرض العام. قد تحتاج إلى التواصل مع منظم الاجتماع لتوضيح ذلك. فتوضيح الغرض يجلب الإنتاجية. من المفيد أيضًا إعادة تحديد الغرض في بداية الاجتماع حتى يظل جميع المشاركين مركّزين ويحصلون على قيمة.