إذا كنت تفكر في إدارة المشروع كرائد أعمال أو ضمن شركة ناشئة سريعة الخطى ، فقد يبدو أن الأمر كله يستغرق وقتًا طويلاً في البداية. ولكن ، ستوفر في الواقع الكثير من الوقت والموارد إذا قمت بتوثيق خطة مشروعك منذ البداية واستخدمتها كخريطة طريق لإبقائك أنت وفريقك على المسار الصحيح.
فيما يلي ثلاثة مفاتيح لتخطيط مشروع ناجح لمساعدتك على البدء.
1. فكر في خطتك على أنها خارطة طريق أصحاب المصالح :
يحتاج كل مشروع إلى خارطة طريق ذات أهداف محددة بوضوح لا ينبغي أن تتغير بعد اكتمال المرحلة الأولى من المشروع. يجب تسمية جميع أصحاب المصلحة المستفيدين من النتيجة أو المشاركين في تنفيذ المشروع وتوضيح احتياجاتهم أثناء عملية التخطيط الأولي للمشروع.
قد يشمل أصحاب المصالح هؤلاء:
- مدير المشروع أو الشخص المسؤول النهائي عن الإنجاز
- "العميل" الذي يتلقى التسليمات - يمكن أن يكون شخصًا في فريقك (داخليًا) أو عميلًا يدفع بالفعل.
- الفريق أو الأشخاص المسؤولون عن أي تكتيك يكون جزءًا من الخطة.
لا تفترض أنك تفهم تلقائيًا احتياجات وأهداف كل صاحب مصلحة. قبل الشروع في توثيق خطة مشروعك ، تحدث معهم للتأكد من أنك تفهم حقًا المشروع وقدرات وموارد كل فرد في الفريق.
2. قسّم المشروع إلى قائمة التسليمات
ضع قائمة بجميع المخرجات. يجب أن تقسم هذه القائمة المشروع الأكبر إلى مهام أصغر يمكن تعيينها لأعضاء فريق معينين ، ويجب عليك تضمين المواعيد النهائية المقدرة المرتبطة بكل تسليم أو مهمة.
تأكد من فهم وتوثيق عملية الموافقة لكل منتج. إذا كان مشروعك خاصًا بعميل خارجي ، فتأكد من أنك واضح بشأن عملية الموافقة الداخلية الخاصة بهم ، حتى لا تتفاجأ بالتأخيرات أو تتباطأ في الخوض في الآراء المتنافسة.
3. تحدث إلى فريقك
حدد بالاسم جميع الأفراد و / أو المنظمات المشاركة في كل نتيجة أو مهمة ، ووصف مسؤولياتهم بالتفصيل. خلاف ذلك ، يمكن أن يؤدي سوء التواصل إلى تأخيرات ومواقف قد يضطر فيها أعضاء الفريق إلى إعادة عملهم.
اعقد اجتماعًا أوليًا للتحدث مع فريقك حول خطتك المقصودة للعمل. اطلب منهم مساعدتك في التفكير في أفضل طريقة لإنجاز العمل. لن يساعدك هذا على أن تكون أكثر كفاءة فحسب ، بل سيساعدك أيضًا في الحصول على دعمهم لأنهم سيشعرون بمزيد من الملكية أثناء العملية.
إذا كنت تستخدم البريد الإلكتروني للتواصل حول مشروعك ، ففكر في استخدام منصة خاصة للبريد الإلكتروني الوارد للفريق والذي سيسمح لك بتعيين رسائل البريد الإلكتروني التي تحتاج إلى اهتمام متعلق بالمشروع لأعضاء الفريق حسب الاقتضاء ، بدلاً من إعادة توجيه سلاسل المحادثات الضخمة إلى ما لا نهاية ذهابًا وإيابًا.